Zebrana w jednym miejscu i dobrze uporządkowana historia stanu technicznego pojazdów stanowi duże ułatwienie dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą. Dzięki niej specjalista może szybko sprawdzić, kiedy i jakim czynnościom serwisowym czy przeglądom był poddawany dany pojazd, a także przejrzeć związane z nimi dokumenty. Wygodny dostęp do historii serwisowej pojazdu usprawnia planowanie kolejnych wizyt w warsztacie. Mając pełen ogląd sytuacji, można efektywnie ustalać nowe terminy i sprawować kontrolę nad ich przestrzeganiem. Jak zadbać o to, by zapis zdarzeń flotowych z przeszłości mieć zawsze „pod ręką”? Czy zastosowanie nowoczesnych technologii może w tym pomóc? Dlaczego odpowiednio rejestrowana historia stanu technicznego pojazdów jest tak istotna? Na te i wiele innych nurtujących flotowców pytań odpowiemy w dalszej części artykułu!
Zebrana w jednym miejscu i dobrze uporządkowana historia stanu technicznego pojazdów stanowi duże ułatwienie dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą. Dzięki niej specjalista może szybko sprawdzić, kiedy i jakim czynnościom serwisowym czy przeglądom był poddawany dany pojazd, a także przejrzeć związane z nimi dokumenty. Wygodny dostęp do historii serwisowej pojazdu usprawnia planowanie kolejnych wizyt w warsztacie. Mając pełen ogląd sytuacji, można efektywnie ustalać nowe terminy i sprawować kontrolę nad ich przestrzeganiem.
Jak zadbać o to, by zapis zdarzeń flotowych z przeszłości mieć zawsze „pod ręką”? Czy zastosowanie nowoczesnych technologii może w tym pomóc? Dlaczego odpowiednio rejestrowana historia stanu technicznego pojazdów jest tak istotna? Na te i wiele innych nurtujących flotowców pytań odpowiemy w dalszej części artykułu!
Historia stanu technicznego pojazdów – kontrola przeszłości i zarządzanie przyszłością
Co mają ze sobą wspólnego podejmowanie decyzji biznesowych oraz zarządzanie procesami? W obu przypadkach powinny się one opierać na starannie gromadzonych, rzetelnych danych. Wartość sprawdzonych informacji jest we współczesnych firmach nie do przecenienia – jeden z dowodów na potwierdzenie tej tezy stanowi regularnie aktualizowana historia stanu technicznego pojazdów i jej istotne znaczenie z perspektywy flotowca.
Można w tym miejscu zapytać: dlaczego jej rola jest tak ważna? Efektywnie archiwizowana historia stanu technicznego pojazdów to kompendium wiedzy na temat taboru samochodowego firmy, które otwiera drogę do optymalizacji wielu obszarów funkcjonowania floty.
Lepsza kontrola nad istotnymi terminami i kondycją floty
W zakres obowiązków flotowca wchodzi bardzo wiele zadań, co wymaga od niego doskonałej organizacji. Aby działać efektywnie, musi ograniczać ryzyko, że w jego pracę wkradnie się chaos. Tymczasem brak szybkiego dostępu do czytelnie przedstawionej historii stanu technicznego floty sprawia, że jest o niego bardzo łatwo. Przedłużające się szukanie niezbędnych w danej chwili dokumentów, potrzeba weryfikacji terminów zapisanych w różnych miejscach czy konieczność konsultowania się ze współpracownikami w celu uzyskania kluczowych informacji… To wszystko powoduje, że przestrzeń czasowa na inne zadania w trakcie dnia zatrważająco się kurczy, a „szansa” na kosztowny błąd wzrasta.
Uporządkowana historia stanu pojazdów użytkowanych przez firmę pozwala na skuteczniejszą kontrolę nad ważnymi terminami i kondycją techniczną floty. Aby osiągnąć taki efekt, warto zdecydować się na centralizację danych, czyli gromadzenie informacji na temat serwisów, przeglądów czy badań technicznych aut w jednej bazie. Umożliwiają to specjalne systemy do zarządzania flotą, takie jak np. Navifleet, których rolę omówimy nieco później.
Skuteczniejsze planowanie przeglądów i serwisów
Odpowiednio zabezpieczona historia stanu technicznego pojazdów pozwala nie tylko na to, by spojrzeć wstecz i przekonać się, jakie przeglądy czy naprawy były przeprowadzane w przypadku danego auta. Stanowi ona także punkt wyjścia do planowania kolejnych działań ukierunkowanych na utrzymanie floty w dobrej kondycji. Bazując na zebranych informacjach, można wyznaczać przyszłe ważne terminy, a następnie wygodnie pilnować ich przestrzegania.
Takie podejście umożliwia zatroszczenie się zarówno o stan techniczny pojazdów we flocie, jak i o ścisłe stosowanie się do obowiązujących przepisów. Co za tym idzie, niweluje ryzyko otrzymania kary ze strony uprawnionych organów.
Cenne źródło danych do analizy pod kątem optymalizacji funkcjonowania floty
Nie było przypadku w tym, że regularnie uaktualnianą historię stanu technicznego pojazdów określiliśmy mianem kompendium wiedzy na temat taboru firmowego. Obejmuje ona dużą ilość danych, które stanowią podstawę do gruntownej analizy. Jej skutkiem mogą być m.in.:
identyfikacja problematycznych pojazdów, które są szczególnie awaryjne,ustalenie, jakie są najczęściej powtarzające się awarie i usterki, a także co może się do nich przyczyniać,
- weryfikacja realnego stanu technicznego pojazdów we flocie.
Na bazie analizy danych pochodzących z historii stanu pojazdów można np. przewidywać źródła ryzyka potencjalnych awarii i podejmować działania zapobiegawcze, które pozwolą ustrzec się przed:
- kosztownymi naprawami,
- zbyt częstym wyłączeniem pojazdów z użytku – zaburza ono płynność funkcjonowania floty i może generować problemy z realizacją zaplanowanych zadań przez pracowników.
Warto dodać, że nowoczesne systemy, takie jak Navifleet, oferują jeszcze szerszą pulę możliwości z zakresu monitorowania stanu taboru samochodowego. Korzystający z takiego rozwiązania flotowiec może także np. kontrolować terminy polis czy analizować dane dotyczące eksploatacji pojazdów flotowych – ich przebiegów czy zużycia paliwa.
Jak efektywnie rejestrować historię stanu technicznego floty?
Staranne archiwizowanie danych budujących historię stanu technicznego pojazdów to konieczność, jeśli firmie zależy na sprawnym zarządzaniu flotą. Nasuwa się jednak istotne pytanie: jaki jest opłacalny czasowo i kosztowo sposób na realizację tego zadania?
Czy arkusze kalkulacyjne są optymalnym rozwiązaniem?
W wielu firmach dane dotyczące przeglądów, serwisów czy innych kwestii związanych ze stanem pojazdów są gromadzone w arkuszach kalkulacyjnych. Taki wybór ma swoje bezsprzeczne plusy – jest to prosta w zastosowaniu metoda, która pozwala na monitorowanie terminów we flocie bez inwestowania w dodatkowy system informatyczny. Niestety opieranie się na arkuszach nie jest wolne od wad, co okazuje się szczególnie problematyczne, gdy pod opieką flotowca znajduje się większa liczba pojazdów.
Głównym minusem tego rozwiązania jest konieczność ręcznego uzupełniania arkuszy. Okazuje się to nie tylko czasochłonne, ale także obarczone ryzykiem błędów. Istnienie jednego lub często kilku arkuszy, które należy regularnie wypełniać, stwarza idealne warunki do tego, by ktoś zapomniał w natłoku obowiązków wprowadzić lub zaktualizować na czas dane dotyczące konkretnego pojazdu.
Aby ewidencja historii stanu technicznego pojazdów we flocie była dla organizacji maksymalnie użyteczna, powinna gromadzić w jednym miejscu wszelkie ważne dane. Korzystanie z arkuszy sprzyja temu, by istotne informacje były rozsiane po różnych komputerach lub folderach na dysku chmurowym. Wydłuża to czas poświęcany np. na odnalezienie konkretnego terminu oraz związanych z nim dokumentów.
System do zarządzania historią stanu technicznego pojazdów – wygoda i efektywność
Na szczęście korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych nie jest jedynym rozwiązaniem, na jakie może zdecydować się firma pragnąca skrupulatnie rejestrować historię stanu technicznego pojazdów. Interesującą alternatywą są nowoczesne systemy do zarządzania flotą, takie jak np. Navifleet, które pozwalają zoptymalizować kontrolę nad kondycją pojazdów flotowych oraz proces ewidencjonowania ich historii serwisowej. Jakie są atuty tego typu systemu?
- Wygodna archiwizacja: koniec z ręcznym uzupełnianiem tabelek! Cała operacja dodania wpisu do historii dzieje się błyskawicznie – po otrzymaniu informacji od kierowcy, że dana wizyta serwisowa się odbyła, wystarczy jednym kliknięciem zarchiwizować termin i rozpocząć planowanie kolejnego.
- Dobrze udokumentowane terminy: w historii stanu floty można zapisywać nie tylko archiwalne terminy przeglądów i badań technicznych, ale także np. dołączone do nich skany faktur z serwisów czy notatki z przydatnymi informacjami.
- Wszystko w jednym miejscu: dzięki systemowi do zarządzania historią stanu technicznego floty pracownik nie musi już każdorazowo wykazywać się detektywistycznymi zdolnościami, by odnaleźć potrzebne informacje. Z poziomu aplikacji ma szybki i komfortowy dostęp do posegregowanych danych.
Dlaczego warto zadbać o uporządkowaną historię stanu technicznego pojazdów w firmie?
Wdrożenie systemu do zarządzania historią stanu floty w organizacji otwiera przed nią drogę do uzyskania szeregu korzyści. Wśród nich można wyróżnić m.in.:
- skuteczniejszą kontrolę nad kondycją floty i przestrzeganiem wymaganych terminów,
- oszczędność czasu pracowników, którzy mogą poświęcić go na inne, ważniejsze zadania niż uzupełnianie tabelek w arkuszu kalkulacyjnym,
- optymalizację kosztów operacyjnych poprzez np. wyeliminowanie przyczyn powtarzających się awarii,
- zwiększenie szans na korzystną sprzedaż składników floty w przyszłości – posiadanie kompleksowej historii napraw i przeglądów pojazdów flotowych jest doceniane przez nabywców, którym zależy na transparentności i uczciwości sprzedawcy.
Podsumowanie
Scentralizowana, systematycznie aktualizowana historia stanu technicznego pojazdów ma fundamentalne znaczenie dla efektywnego zarządzania flotą. Dzięki niej flotowiec zyskuje pełną kontrolę nad tym, jakie badania, przeglądy czy serwisy zostały do tej pory wykonane, a także może planować kolejne wizyty w warsztacie. Zgromadzone dane mogą posłużyć również jako podstawa do analizy stanu floty oraz wdrażania usprawnień, które pozwolą zwiększyć jej rentowność i wydajność.
Chcąc czerpać maksimum korzyści z dobrze zorganizowanej historii stanu floty, warto rozważyć wdrożenie w firmie nowoczesnego systemu, takiego jak np. Navifleet, który pozwala na szybką archiwizację terminów wraz z przypisanymi do nich notatkami i skanami dokumentów. Jego użytkownicy mogą w dowolnej chwili sprawdzać najważniejsze informacje dotyczące czynności serwisowych czy innych działań podejmowanych względem poszczególnych pojazdów.
Nie ulega wątpliwości, że inwestycja w zaawansowany system do zarządzania historią floty może stanowić duży krok ku skuteczniejszej kontroli nad bezpieczeństwem i kondycją pojazdów flotowych oraz ku optymalizacji związanych z nimi kosztów.
